Wie sind natürliche Personen zu identifizieren?

Gemäß Geldwäschegesetz besteht die Identifizierung einer Person zum einen aus der Feststellung der Identität durch Erheben von Angaben und zum anderen aus der Überprüfung der Identität.

Diese Erhebung kann durch übersandte Unterlagen (Kopie eines Ausweises, Gesellschafterliste, Bestallungsurkunde, etc…) oder Befragung der Interessenten/Mandanten und Dokumentation im GwG-Erhebungsbogen der Bundessteuerberaterkammer erfolgen. Dabei sind folgende Angaben zu erheben:

Vorname und Nachname
Geburtsort
Geburtsdatum
Staatsangehörigkeit
eine Wohnanschrift oder, sofern kein fester Wohnsitz mit rechtmäßigem Aufenthalt in der Europäischen Union besteht, die postalische Anschrift, unter der der Vertragspartner sowie die gegenüber dem Verpflichteten auftretende Person erreichbar ist.

Die darüber hinaus erforderliche Überprüfung der Identität einer natürlichen Person und gegebenenfalls für diesen auftretende Personen hat anhand eines gültigen amtlichen Ausweises, der ein Lichtbild des Inhabers enthält und mit dem die Pass- und Ausweispflicht im Inland erfüllt wird, insbesondere anhand eines inländischen oder nach ausländerrechtlichen Bestimmungen anerkannten oder zugelassenen Passes, Personalausweises oder Pass- oder Ausweisersatzes, oder durch einen elektronischen Identitätsnachweis persönlich in der Kanzlei oder beim Interessenten/Mandanten zu erfolgen. Dabei wird eine Kopie des Ausweises angefertigt und intern archiviert oder elektronisch gespeichert.

Die Übersendung einer Ablichtung eines Personalausweises durch einen Interessenten/Mandanten ermöglicht nicht, eine den Vorschriften entsprechende Identitätsüberprüfung vorzunehmen. Zwar ist ein Personalausweis ein Dokument, anhand dessen die Überprüfung der Identität erfolgen kann. Dies setzt allerdings voraus, dass dem Verpflichteten der Ausweis im Original von der zu identifizierenden Person vorgelegt wird. Dies ergibt sich aus dem Wortlaut von § 13 Abs. 1 Nr. 1 GwG, wonach die Identität durch Prüfung „des vor Ort vorgelegten Dokuments“ zu überprüfen ist. Damit ist das Originaldokument gemeint. Die Prüfung anhand einer einfachen oder (notariell) beglaubigten Ablichtung ist in der geltenden Fassung des GwG nicht mehr erwähnt.

Exkurs wirtschaftlich Berechtigte

In Bezug auf einen wirtschaftlich Berechtigten hat der Verpflichtete zum Zweck der Identifizierung zumindest dessen Vor- und Nachnamen und, soweit dies in Ansehung des im Einzelfall bestehenden Risikos der Geldwäsche oder der Terrorismusfinanzierung angemessen ist, weitere Identifizierungsmerkmale zu erheben. Geburtsdatum, Geburtsort und Anschrift des wirtschaftlich Berechtigten dürfen unabhängig vom festgestellten Risiko erhoben werden. Die Erhebung der Angaben hat beim Vertragspartner oder der gegebenenfalls für diesen auftretenden Personen zu erfolgen; eine Erhebung der Angaben aus dem Transparenzregister genügt zur Erfüllung der Pflicht zur Erhebung der Angaben nicht. Werden bei Trusts oder nichtrechtsfähigen Stiftungen, wenn der Stiftungszweck aus Sicht des Stifters eigennützig ist, und Rechtsgestaltungen, die solchen Stiftungen in ihrer Struktur oder Funktion entsprechen, die wirtschaftlich Berechtigten nach besonderen Merkmalen oder nach einer Kategorie bestimmt, so hat der Verpflichtete ausreichende Informationen über den wirtschaftlich Berechtigten einzuholen, um zum Zeitpunkt der Ausführung der Transaktion oder der Ausübung seiner Rechte die Identität des wirtschaftlich Berechtigten feststellen zu können.
Der Mandant hat dem Verpflichteten die Informationen und Unterlagen zur Verfügung zu stellen, die zur Identifizierung erforderlich sind. Ergeben sich im Laufe der Geschäftsbeziehung Änderungen, hat er diese Änderungen unverzüglich dem Verpflichteten anzuzeigen.